退職代行専門メディア『辞めサポ』は、過去に退職代行サービスを運営していた経験を元に、退職にまつわる実務を発信しています。本記事は広告（PR）を含みます。
「退職の挨拶メールって、いつ・誰に・何を書けばいいの？」——退職が決まると最後に必要になるのが挨拶メールです。最終出社の慌ただしさの中で困らないよう、送るタイミング・書き方・コピペで使える例文を用意しました。
この記事では、退職を経験した立場から、社内・社外それぞれの退職挨拶メールの書き方とテンプレートを2026年6月時点のビジネスマナーにそって解説します。
先に結論
・社内：最終出社日に送る（退職理由は「一身上の都合」でOK・感謝と引き継ぎを簡潔に）
・社外（取引先）：最終出社の2〜3週間前に送る（後任を必ず紹介）
・社内の一斉送信はBCCで（社外は個別送付が原則）。件名は「退職のご挨拶（氏名）」
・ネガティブな退職理由や愚痴は書かない（立つ鳥跡を濁さず）
退職の挨拶メールはいつ・誰に送る？
| 相手 | 送るタイミング | ポイント |
|---|---|---|
| 社内（同僚・上司） | 最終出社日（業務終了後〜終業前） | 感謝＋引き継ぎ先を簡潔に。一斉送信はBCC |
| 社外（取引先） | 最終出社の2〜3週間前 | 後任の担当者を必ず紹介。引き継ぎの安心感を |
退職挨拶メールの基本マナー
・退職理由は「一身上の都合」でOK（具体的な理由や不満は書かない）
・感謝を中心に、簡潔に（長文にしない）
・社内一斉送信はBCC（宛先の漏えい防止）
・件名は「退職のご挨拶（氏名）」とひと目で分かるように
・個人の連絡先を載せるかは任意（載せる場合は私用アドレス等）
【コピペOK】社内向け 退職挨拶メールの例文
件名：退職のご挨拶（営業部 山田太郎）
お疲れさまです。営業部の山田太郎です。
私事で恐縮ですが、一身上の都合により本日〇月〇日をもって退職することとなりました。本来であれば直接ご挨拶すべきところ、メールでのご連絡となりますことをお許しください。
在職中は、皆さまに多くのことを教えていただき、温かく支えていただきました。心より感謝申し上げます。
業務の引き継ぎは〇〇さんにお願いしております。ご不明な点がございましたら〇〇さんへお問い合わせください。
末筆ながら、皆さまのご健勝とますますのご活躍をお祈り申し上げます。
今まで本当にありがとうございました。
【コピペOK】社外（取引先）向けの例文
件名：退職のご挨拶（株式会社〇〇 山田太郎）
株式会社△△
〇〇部 〇〇様
いつも大変お世話になっております。株式会社〇〇の山田太郎でございます。
私事で恐縮ですが、一身上の都合により〇月〇日をもって退職することとなりました。在職中は格別のご厚情を賜り、誠にありがとうございました。
後任は同じ部署の〇〇（連絡先：〇〇）が務めさせていただきます。改めて〇〇よりご挨拶させていただきますが、引き続き変わらぬお引き立てを賜りますようお願い申し上げます。
末筆ながら、貴社のますますのご発展と〇〇様のご活躍を心よりお祈り申し上げます。
挨拶メールも送れない・もう出社したくないときは
「気まずくて挨拶できない」「もう会社に行きたくない」——そんな状態で無理に出社する必要はありません。退職の連絡そのものを代わりに行ってくれる退職代行という選択肢もあります。挨拶や引き継ぎが難しい状況なら、検討する価値があります。
会社とのやり取りを自分でしたくないなら
退職代行なら、退職の連絡から書類のやり取りまで代わりに進めてくれます。弁護士・労働組合・民間で対応範囲が違うので、比較して選びましょう。
よくある質問
Q. 退職挨拶メールに退職理由は書くべき？
A. 「一身上の都合により」で十分です。具体的な理由や不満を書く必要はありません。
Q. 全員にメールを送るのが大変です。
A. BCCで一斉送信して問題ありません。とくにお世話になった方には個別メッセージを添えると丁寧です。
Q. 挨拶メールは必ず送らないといけませんか？
A. 義務ではありませんが、お世話になった方への感謝と引き継ぎの円滑化のため、送っておくと印象よく退職できます。
まとめ
・社内は最終出社日、社外は2〜3週間前に送る
・退職理由は「一身上の都合」でOK・感謝中心に簡潔に
・一斉送信はBCC、件名は「退職のご挨拶（氏名）」
・挨拶も難しい状況なら退職代行という選択肢も
最後の挨拶は、気持ちよく次へ進むための区切りです。例文を使って、無理のない範囲で締めくくってください。
▶ あわせて読みたい：退職届の書き方／退職代行おすすめ比較7選／退職したらもらえるお金まとめ
※本記事は広告（PR）を含みます。掲載内容は2026年6月時点の広く使われるビジネスマナーに基づきます。
